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Blog di Caterina Carbonardi

Mi chiamo Caterina Carbonardi e sono  Life & Business Coach – Associated Certified Coach presso La International Coaching Federation. PIU' INFO

Coaching: Come raggiungere i propri obiettivi senza essere fagocitati dalle attività?

Coaching: Come raggiungere i propri obiettivi senza essere fagocitati dalle attività?

Alla base del raggiungimento di un obiettivo ben definito, c’è sempre una buona pianificazione delle attività.

"I nostri obiettivi possono essere raggiunti solamente attraverso una buona pianificazione nella quale dobbiamo assolutamente credere e in base alla quale dobbiamo agire"
Pablo Picasso

Ma come non rimanere intrappolati in troppe cose da fare? Come trovare una strategia personale per gestire il tempo nel modo più efficace?

Spesso se pur davanti ad obiettivi raggiungibili e sfidanti, non riusciamo ad avanzare perché il tempo non sembra mai abbastanza.

Il tempo è lo stesso per tutti e, purtroppo, non possiamo cambiarlo, il suo scorrere è indipendente da noi. Quante volte ci siamo detti “avrei bisogno di una giornata di 48 ore!”, quante volte finiamo la nostra giornata senza aver spuntato tutte le cose nella nostra to do list?

Ma questa sensazione è dettata dalla realtà dei fatti, oppure stiamo sbagliando qualche cosa?

Possono essere vere entrambe le cose. Iniziare un’analisi più approfondita di come gestiamo il nostro tempo, può essere utile per aumentare la consapevolezza di cosa sta accadendo e, se possibile, migliorare la situazione operando alcune correzioni utili proprio a recuperare tempo.

Quante volte ci soffermiamo ad osservarci nella nostra corsa contro il tempo? A definire cosa è veramente utile e importante? Se non lo abbiamo fatto finora, e se proviamo una sensazione di pressione e insoddisfazione legata a troppe cose da fare, che non riusciamo ad eseguire, allora forse vale la pena migliorare la strategia con cui pianifichiamo le nostre giornate.

Il primo errore che si compie, informazione che spesso raccolgo nei progetti di coaching legati al time management, è che pensiamo che una grande quantità di lavoro porti al raggiungimento dell’obiettivo più velocemente. Focalizzarsi sulla qualità del lavoro piuttosto che su una grande mole di attività da eseguire è la prima considerazione che potrebbe portare ad uno snellimento della nostra agenda.  

Spesso l’accavallarsi di molteplici attività ci fa perdere di vista le priorità. Spesso diamo precedenza a cose urgenti, senza riflettere sull’importanza relativa ai nostri reali intenti, non “perdiamo tempo a delegare” pensando di far prima a fare.

La soluzione sta proprio nel fermarsi e riflettere, investendo, “non perdendo” del tempo, nella scelta delle attività prioritarie per i nostri obiettivi. Averli sempre chiari in mente, o scritti sulla nostra scrivania deve essere un must. Sono certa, che una buona analisi in relazione ad essi ci porterà a svolgere attività veramente utili ai nostri scopi e a scartare (non importanti o delegabili) quelli meno funzionali ad essi. 

Recuperare del tempo anche per noi stessi è importante, ci aiuta a prendere energia, ad essere più efficaci nella nostra giornata. Infatti, non aver tempo per ricaricare le nostre batterie, ci può portare ad un inevitabile accumulo di stress che comporterà un calo di efficienza man mano che proseguiamo nel nostro piano di attività.

L’obiettivo di dedicarsi del tempo però, richiede lo stesso rigore degli altri. Bisogna volerlo e trattare questi momenti esattamente come quelli destinati ad altre attività importanti

Una strategia utile potrebbe essere di evidenziare, nella nostra agenda, alcuni di questi momenti, cosi come facciamo con gli impegni importanti. A questi non dobbiamo rinunciare a meno di esserci soffermati a riflettere concludendo che vi siano altre priorità. In tal caso, però, troviamo un altro spazio utile per il momento di recupero, esattamente come può succedere quando spostiamo un appuntamento importante a fronte di uno ancora più importante e irrinunciabile. Dedicarsi a se stessi è un’attività importante, la salute e la nostra persona devono essere in cima siamo alla lista delle priorità. Stare bene ci permetterà di realizzare tutto ciò che desideriamo fortemente. 

Continuiamo a riempire l’agenda, dedicando il giusto tempo ad ogni attività. Quello che deve guidare la nostra scelta è il rapporto qualità tempo. Fare le cose giuste, nel tempo giusto significa anche, in alcuni casi, rinunciare al perfezionismo

Difficile rinunciare alla perfezione? Si, per molte persone lo è. Non è da sottovalutare in generale, ognuno può cadere nella trappola di dedicare troppo tempo ad un’attività al fine di renderla perfetta. Faccio un esempio, spesso assisto alla preparazione di lavori di presentazione per incontri, con slide e materiale, che durano ore ed ore e nonostante impegno e tempo dedicato, non assisto mai alla soddisfazione massima. Allora mi chiedo? Sarà la nostra aspettativa di un lavoro perfetto a farci rimanere incastrati in un tempo infinito da dedicare alla riuscita ottima del lavoro? In questo caso, nella scelta del tempo da impiegare, ci deve guidare l’obiettivo per cui eseguiamo una certa attività, bilanciando il rapporto tra l’efficacia del realizzato e l’efficienza nel realizzarlo

Faccio un esempio personale. Anche io potrei stare qui a leggere e rileggere questa riflessione per ore e ore e migliorarne la scrittura, non essendo io un genio della letteratura, ma ad un certo punto, mi accontento. Se i contenuti sono aderenti al messaggio che voglio trasmettere, ed il testo comprensibile, metto un punto. Del resto obiettivo di questa rubrica non è vincere il Pulitzer né il Nobel per la letteratura, ma condividere esperienze e riflessioni che nascono nella mia professione. Un piacere personale, un impegno importante, con una giusta priorità e giusto tempo dedicato. 

Quindi valutare un tempo massimo da dedicare ad ogni attività in base all’obiettivo, all’importanza, alla priorità, ci permetterà di aver chiaro quando mettere un punto e passare alla prossima.

Scegliere cosa è importante per noi, per i nostri obiettivi, fare ciò che preferiamo, ci farà percepire lo scorrere del tempo in modo più piacevole. E mentre lo scorrere del tempo è una dimensione non modificabile, la percezione di esso lo è. Ma, purtroppo, non è sempre possibile fare solo quello che piace, tra le tante attività ci sono anche quelle che non amiamo e che tendiamo a procrastinare. 

Rimandare ciò che piace meno ma è utile non aiuta, ci porterà ad un sovraccarico di attività odiose tutte concentrate all’ultimo momento. Prevedere di alternarle con attività più piacevoli, o dedicare dei momenti fissi della settimana per quelle meno piacevoli può essere di aiuto. 

Per me ad esempio, la cura della parte amministrativa e documentale, è l’attività più faticosa e pesante, (come dico sempre il Coach è umano! http://www.dazebaonews.it/italia/societa/coaching-cafe/item/40620-coaching-superpotere-per-i-professionisti-del-settore.html ), ma è ovvio che me ne devo occupare, per non incorrere in problemi molto più onerosi. Preferisco ritagliare tanti piccoli momenti tra un’attività e l’altra, per gestirla senza sentirne il peso. Qui l’apprendimento generato dai momenti in cui ho procrastinato e gestito tutto insieme, con una sensazione di pesantezza estrema e sconforto, ha dato spazio alla correzione della gestione! Ma questa è la mia soluzione, ognuno di noi deve trovare quella più adatta a se stesso. 

Ritorno sul tema della gestione dell’urgenza, rappresentata da quell’ attività che arriva mentre stai facendo altro, e ti costringe a lasciar stare per occupartene. Rimanendo nel mio esempio, mi costa molto sacrificio smettere un’attività che pensavo di concludere in un tempo definito, per farne un’altra. Ma non è solo un fastidio, è la sensazione che facendo un’attività dall’inizio alla fine senza interruzioni impiego meno tempo. E nella mia esperienza ho capito, che non è solo una sensazione ma una realtà. Ecco quindi che ho tutta una serie di escamotage utili a valutare se davvero interrompere per fare altro, oppure stringere i denti e finire e poi dedicarmi all’urgenza. 

L’argomento è infinito e la riflessione non è esaustiva, nella casistica che incontro ogni giorno, ma questi pochi punti vogliono solo essere uno stimolo ad acquisire consapevolezza per decidere di iniziare un percorso di analisi e pianificazione che migliorerà il nostro tempo futuro. Ricordiamoci che, lamentarci senza poi agire per risolvere, è davvero una perdita di tempo! 

Quello che mi piace del tempo è l’imparzialità che applica a tutti noi, non fa sconti a nessuno, non si può comprare, è uguale per tutti. Quello che fa la differenza è la nostra abilità nel suo utilizzo, capacità che può essere affinata con strategia e allenamento.

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