Blog di Caterina Carbonardi

Mi chiamo Caterina Carbonardi e sono  Life & Business Coach – Associated Certified Coach presso La International Coaching Federation. PIU' INFO

Giovedì, 01 Dicembre 2016 16:21

Esperienze di coaching: obiettivo riunioni efficaci, quanto costa una riunione di lavoro per un team?

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Affinché una riunione sia efficace il suo valore deve superare, in modo più che percettibile, il suo costo

Cosa incide sul costo della riunione è una variabile dipendente, risultato di una equazione facilmente calcolabile, che tiene in considerazione di alcune variabili indipendenti come la durata della riunione, il numero dei partecipanti, il costo orario dei partecipanti, il costo delle attività operative non esercitate dalle risorse del team durante la partecipazione alla riunione, ecc.

Cosa incide sul valore della riunione dipende dal raggiungimento dell’obiettivo, decisione che si deve prendere durante la riunione, in modo condiviso, e le azioni operative che scaturiscono a valle della riunione da parte di tutti. 

Concentriamoci sull’efficientamento della riunione.

Nei progetti che ho seguito di team coaching aziendali, spesso ho visto una trasformazione da gruppo a squadra, molto più veloce dove il team aveva espresso chiaramente i valori condivisi, e non parlo di quelli aziendali, che comunque devono essere considerati. I valori del team sono scelti dalle risorse partecipanti e su essi si fonda un accordo a cui fare riferimento in tutti i momenti, soprattutto in quelli criticiti.

Il valore fondamentale scelto nei team ha espresso alla base è la fiducia, ove manca è davvero difficile lavorare e sicuramente confrontarsi nelle riunioni. 

Ecco cosa accade se non c’è fiducia:

All’interno del gruppo ciascuno si sente maggiormente focalizzato sul proprio risultato, sul proprio benessere, sulle proprie ragioni. Spesso non ci si apre alle proposte altrui con l’ascolto, per valutarne il valore, piuttosto si pensa di controbattere al fine di proteggere il proprio “fortino”.  Se il team è fatto da Manager dell’organizzazione la battaglia che a volte si combatte è dimostrare il potere della propria leadership, intesa come forza. Si cerca insomma l’affermazione di se all’interno del gruppo (non è un team!)

Quali sono le conseguenze? Le riunioni diventano fiumi parole e l’attenzione è rivolta più alle dinamiche comportamentali che ai contenuti della discussione. La maggior parte del tempo è dedicato alla gestione dei conflitti tra due massimo tre partecipanti, gli altri subiscono la situazione. 

Come si risolve?

Allinearsi sui valori, prima di partire con un progetto, aiuta a creare l’interdipendenza positiva tra le persone del team, mantenendo focus sull’obiettivo comune, parlando di fatti e non impressioni, valorizzando i punti di forza dei singoli e conoscendo i punti di debolezza degli altri senza usarli in modo strumentale.

Nei progetti di coaching si lavora anche sul superare gli ostacoli alla creazione di un clima di fiducia.

Il brainstorming con se stessi che abilita la cooperazione in riunione è uno strumento utile.

Cosa sto portando con me in riunione? Questo bagaglio è in linea con i valori del team?

Cosa voglio ottenere dall’incontro? Questo è in linea con l’obiettivo dell’incontro?

Ma anche…Quale guerra voglio scatenare e perché? Cosa comporterà e quali conseguenze? Quali benefici?

Cosa potrei fare di diverso? 

Quanto tempo dedicherò ad ascoltare, comprendere e quanto per dire la mia?

Cosa porto di nuovo nella riunione in modo proattivo?

Ho delle informazioni da condividere con gli altri prima della riunione al fine che si preparino a valutarle con il tempo per loro giusto e necessario?

Insomma prevenire, meglio che curare.

E quando l’inevitabile conflitto si presenta comunque, cos’accade?

Molto spesso, la maggior parte dei partecipanti non partecipa al conflitto che avviene tra pochi, perché non è stato condiviso in modo reale il valore della fiducia. Se non si ha fiducia non ci si espone con trasparenza.

Come si risolve? Il confronto deve avvenire in modo trasparente fra tutti, condividere opinioni deve essere naturale, senza disinteressarsi della dinamica meno funzionale, che avviene al momento che “due soli salgono sul ring per vincere il match”. Non bisogna temere il giudizio e prendersi in pieno la responsabilità all’interno del team, non delegandola a nessun altro. Quindi anche chi non è parte in causa del conflitto direttamente deve esprimere un parere, nell’ottica non solo di mediare ma di esercitare il proprio ruolo nel team dando un feedback costruttivo, avvalorato da dati e contenuti.

Ossia se i due discutono per una dinamica relazionale, spesso perdono di vista i fatti e i contenuti importanti, gli altri possono riportare su un piano concreto la discussione richiamando l’attenzione dati e informazioni reali da valutare per poter decidere. 

Essere partecipi in tutti i momenti dalla creazione dei valori condivisi nel team, con la preparazione personale alla riunione, alla condivisione delle informazioni utili con tutti prima della riunione, allenarsi all’ascolto dei contenuti per valutarne il valore, lasciare fuori dalla porta la risoluzione delle dinamiche meno funzionali, ecc.. efficienta il tempo delle riunioni e le rende efficaci nel risultato. 

La trasformazione da gruppo a squadra avviene quindi dove c’è fiducia, confronto costante, in esso ognuno metterà come primo obiettivo il risultato dell’obiettivo del Team, valorizzando i punti fi forza di tutti e non strumentalizzando i punti di debolezza di alcuni. Se vince il team vinceranno tutti, se vince solo qualcuno il team non vince.

Se le formiche si mettono d’accordo, possono spostare un elefante.
(Proverbio del Burkina Faso)

Caterina Carbonardi

Business Coach – Associated Certified Coach presso International Coaching Federation

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