Organizzare un meeting aziendale: i consigli degli esperti

Organizzare un evento aziendale può apparire un’attività piuttosto semplice. Purtroppo così non è, vista anche l’importanza che assumono questi momenti per presentare un nuovo prodotto ai dipendenti oppure ai rappresentanti dell’azienda, ma anche per proporre un nuovo brand ai potenziali clienti e per creare l’amalgama necessaria per avere successo nel mondo del lavoro. Innan

zitutto c’è bisogno di trovare la giusta location. Esistono luoghi come Superstudio, una delle location più esclusive di Milano, pensati proprio per queste occasioni, che permettono di trovare la giusta combinazione tra funzionalità ed eleganza, doti perfette per la buona riuscita di un meeting aziendale.

Superstudio è un luogo versatile e modulabile a proprio piacimento e ciò è un dettaglio fondamentale perché la location scelta deve avere tutte le comodità del caso, come ad esempio la presenza di parcheggi in zona, un adeguato numero di servizi igienici ed anche la disponibilità di accessi e servizi per disabili.

Un dettaglio non da poco è rappresentato dal fatto che il luogo prescelto per l’evento sia in una posizione ben raggiungibile da chiunque, magari anche con i mezzi pubblici per chi non è dotato di un mezzo proprio. 

Le migliori location hanno a disposizione un palco e tutte le dotazioni multimediali adatte all’occasione.

Come organizzare un evento: le regole da seguire

Può apparire piuttosto bizzarro, ma come ci confermano tutti i professionisti che si occupano di organizzazione di eventi la regola delle famose “5 W” che utilizzano i giornalisti vale anche in questo caso. Per chi non lo sapesse le 5 W sono le seguenti: Who, What, Where, When e Why, che in italiano traduciamo con “chi”, “cosa”, “dove”, “quando” e “perché”.

Partiamo dal primo concetto: sapere chi deve essere invitato, cosa si vuole da ognuno dei partecipanti. Per fare ciò è necessario mandare a ciascuno degli invitati l’agenda dettagliata della riunione, per permettere loro di prepararsi in anticipo e assicurarsi che il loro intervento sia preciso e pertinente. Ma non solo.

Ovviamente è importante conoscere anche il “when”, ossia quando ci sarà questo meeting. Ma non solo dal punto di vista temporale: è importante stabilire l’ordine di intervento di ognuno, se previsto. Sarebbe anche opportuno contattare e confrontarsi con i partecipanti che prenderanno la parola, così da capire tempistiche ed eventuali richieste particolari da parte loro. 

Perché questo evento/meeting? È l’altra domanda alla quale bisogna saper rispondere, avendo chiaro l’obiettivo. Meglio un obiettivo per volta, o almeno assicurarsi che l’ordine del giorno sia seguito. 

In ultima analisi il where, ossia dove si svolge l’evento ma anche verso quale direzione porta tale meeting e quali sono gli obiettivi che si vogliono raggiungere. Anche in questo caso i dettagli, si sa, fanno la differenza. Un buon meeting ha bisogno di una preparazione meticolosa che dovrà accogliere al meglio i nostri ospiti e dovrà portarli a capire e conoscere l’obiettivo finale del meeting.

Occhio, quindi, alla disposizione dei posti, ai loghi che devono essere sempre ben in vista, all’illuminotecnica ed all’audio, che deve essere ovviamente perfetto per tutti, in ogni ordine di posto.

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