Sono sempre di più le aziende, le società ed anche i professionisti che fanno ricorso alla prima nota cassa, un registro che tiene conto delle entrate e delle uscite liquide dalla cassa. Ma perchè?
Ogni azienda, indipendentemente dalle dimensioni, quotidianamente effettua una serie di operazioni con denaro contante.
I pagamenti e le spese, se non vengono registrati, rischiano di sfuggire al controllo dell’estratto conto bancario.
La prima nota cassa è per l’appunto un documento che tiene traccia di tutti i movimenti in denaro contante.
Oltre a tenere in ordine le operazioni caratterizzate da movimenti con denaro contante, è possibile annotare anche le operazioni documentate da fatture, cambiali e assegni. In tal caso si parla di prima nota banca o di prima nota fuori cassa.
Per avere una panoramica più ampia della situazione, e conoscere a fondo questo prezioso strumento per aziende, imprenditori e professionisti, è possibile leggere la guida di approfondimento sul registro prima nota.
La prima nota svolge innanzitutto una funzione pratica. Nelle operazioni quotidiane può capitare, ad esempio, di restare senza contanti in cassa. Una situazione da evitare per qualsiasi attività.
Questo documento risulta prezioso per la gestione del cash flow, ossia i flussi di cassa, proprio per gestire e monitorare il denaro liquido.
La presenza di una prima nota farà sicuramente felice anche il commercialista, che ha uno strumento in più per tenere sotto controllo la contabilità con maggiore facilità e senza il rischio di errori.
Proprio per questo motivo è consigliabile consegnare la prima nota al commercialista a cadenza periodica, magari mensilmente o trimestralmente.
Va evidenziata la grande importanza della prima nota anche da un punto di vista fiscale. Proprio sul principio di cassa, cioè sulla scorta degli incassi ottenuti durante il periodo d’imposta al netto delle spese sostenute in quel periodo, si determina e si calcola il reddito imponibile dei professionisti.
Tenere in ordine il registro prima nota rappresenta quindi un valido aiuto anche da un punto di vista fiscale, in quanto consente di stabilire con correttezza e precisione le tasse da pagare.
All’interno di una prima nota vanno inserite tutte quelle operazioni che prevedono la movimentazione di denaro fluido, come ad esempio: versamento di contanti in banca; prelievo di contanti in banca o presso uno sportello bancomat; pagamento di un’utenza o in generale di altre spese relative alla propria attività; incasso di una somma di denaro derivante dall’emissione di una fattura o una ricevuta; pagamento e/o ricevuta di una fattura di acquisto.
La prima nota non è un documento obbligatorio, quindi non c’è una cadenza periodica determinata con la quale aggiornarla. Sarebbe comunque opportuno registrare i vari movimenti di denaro subito o comunque nel corso della giornata, evitando un lungo e dispendioso lavoro di ricostruzione dei movimenti quando il registro saldo non corrisponde con i contanti presenti in cassa.
